Jaki problem chcesz naprawić? Obserwacja jest pierwszym etapem procesu naprawczego. W tej fazie 4obc utworzy "Kartę projektu", utworzy widok procesów poprzez wykonanie analizy wstępnej i zacznie rozumieć potrzeby klientów organizacji. To jest krytyczna faza dla ostatecznego sukcesu i nasze podejście, w którym zdefiniujemy Państwa potrzeby oraz wymagane szczegóły nadchodzącej zmiany.
Zdefiniuj problem
Upewnij się, że proces jest przyczyną problemów.
Na tym etapie zespół 4obc powinien mieć dostęp do niektórych istniejących danych, które pozwolą określić lub wskazać ewentualne źródło problemu. Będą one udoskonalane wraz z procesem pobierania danych, ale muszą potwierdzić, że są wskazania do analizy oraz rozwiązania problemu.
Upewnij się, problem ma wysoki priorytet oraz duży wpływ na funkcjonowanie organizacji
Po ustaleniu istnienia problemu, zespół 4obc utworzy “Problem statement”, który zawiera:
- Wagę problemu: Jak duży jest problem? To może składać się z procentów czasu opóźnień, może zawierać informację iż zdarzają się błędy, dokładne dane z opóźnieniem zamówień miesięcznie, itp. Wszystkie dane nie muszą być dostępne od razu, dzięki czemu zespół może wypełnić puste pola danych w następnej fazie procesu naprawczego.
- Wpływ na biznes: Jaki wpływ na organizację ma znaleziony problem? Dlaczego 4obc powinno się skupić na rozwiązywaniu tego problemu? Czy rozwiązanie problemu będzie skutkować zwiększeniem dochodów lub oszczędności?
- Dziedziny problemu: Kto lub co w departamencie lub jakie jednostki organizacyjne lub cała organizacja są zaangażowane i mają wpływ na problem?
Potwierdź, iż zasoby konieczne do dalszego procesowania są dostępne.
Czy są w organizacji osoby, które mogą poświęcić swój czas tej sprawie? Czy jest dostępny lider, który chciałby zobaczyć problem rozwiązany? Ważne jest, aby mieć jakąś formę kierowania zespołem (4obc jako proponowane), jak również ktoś z Państwa strony w pozycji lidera, którego nazwiemy się Sponsorem lub mistrzem projektu, będzie on w dalszych czynnościach związany bezpośrednio z projektem oraz 4obc. Członkowie zespołu mogą pochodzić z różnych dziedzin, ale wszyscy powinni mieć połączenia do obszaru projektu.
Zdefiniuj cel poprzez “Goal Statement”
“Goal statement” powinno być bezpośrednim odbiciem “Problem statement”. Na przykład jeśli zamówienia są o 10% spóźnione, to celem może być cięcie opóźnienia do 5% na koniec procesu. Ta instrukcja definiuje wymierne, czasowe, związana dokładnie warunkami brzegowym wymagania, oraz kiedy zespół i projekt będzie miał znamiono wykonanego poprawnie, jak również finalnego sukcesu.
Narzędzia: Project Charter
Zdefiniuj proces rozwijając mapy procesów
Zespół 4obc zacznie z dalekiej perspektywy badać proces. Etap ten znany jest również jako mapa wysokiego poziomu procesu. Klasyczne narzędzie wykorzystywane tutaj nazywa SIPOC, co jest skrótem od dostawców, wejścia, procesu, wyjść i klientów. Ten początkowy i jednostronicowy dokument będzie używany później przez cały cykl życia projektu.
Po zakończeniu mapy wysokiego szczebla zespół może wybrać kluczowy obszar procesu, gdzie należy przeprowadzić analizy zagłębiając się bardziej szczegółowo w ten konkretny proces. Nazywa się to szczegółowym odwzorowaniem. 4obc wykona to w zakresach reprezentujących poszczególne departamenty lub może zostać wykonane także jako prosty wykres zależności wewnątrz całej organizacji.
Narzędzia: SIPOC albo Deployment Map
Zdefiniuj klientów swojego procesu oraz ich wymagania
Każdy projekt ma swojego klienta procesu. Klient jest zdefiniowany jako osoba lub grupa osób, która otrzymuje towary lub usługi wykonywanego procesu. Klienci mogą być zewnętrzni w stosunku do organizacji lub mogą być częścią organizacji. Podczas fazy obserwacji zespół musi mieć kontakt z klientem aby lepiej zrozumieć ich wymagania w stosunku do procesu, lub też tzw. "Głos klienta." Po rozmowach z Państwa zespołem lub analizie ankiet od klientów, 4obc musi przetłumaczyć informacje na mierzalne wymogi, które dadzą zespołowi wgląd w jaki sposób usprawnić proces lub rozwiązać problem.
Narzędzia: VOC Translation Matrix albo a Tree Diagram
Jak Twoje procesy obecnie działają? Obserwacja i pomiary są konieczne, aby zrozumieć na czym skupić się w zakresie procesów. 4obc bazuje na dwóch obszarach: należy zdefiniować punkt startowy danego procesu oraz zrozumieć jak dany proces funkcjonuje. Dlaczego te dwie informacje są tak ważne? Zbieranie danych, jego zdefiniowanie oraz przetworzenie wymaga dużej ilości pracy, dlatego warto wziąć to dokładnie pod uwagę już na początku obserwacji, by nie skupić się na obszarach mało istotnych.
Zdefiniuj jak organizacja obecnie pracuje
W pierwszej kolejności musimy ustalić w jakim stanie organizacja się znajduje lub proces. Musi to nastąpić zanim 4obc rozpocznie dokonywać jakiekolwiek zmiany. Ta znaleziona baza będzie uznawana za standard wobec którego nasze udoskonalenia będą mierzone. To jest kluczowy krok, ponieważ dane zebrane w cyklu życia procesu będą wykorzystane w późniejszym czasie jako referencja i podstawa do dalszych rozważań.
Spróbuj znaleźć, co może powodować problem
Aby osiągnąć ten cel 4obc zdefiniuje jakie dane należy zebrać oraz w jaki sposób to osiągnąć. Pozwoli to w późniejszym etapie znaleźć prawdopodobne przyczyny strat w procesach oraz defekty na wyjściu z danego procesu.
Narzędzia: Cause & Effect Diagram albo Value Stream Mapping
Zbuduj plan jak zbierać dane
Kiedy 4obc znajdzie zarówno punkt odniesienia oraz prawdopodobne źródło problemu - rozpocznie analizę skąd zebrać dane źródłowe. Odpowiemy wtedy na pytania: ile istotnych pomiarów należy zebrać oraz kto będzie za to odpowiedzialny. Dobrze przygotowany plan zbierania danych źródłowych jest krytyczny, ponieważ dane te będą podstawą do dalszych rozważań.
Narzędzia: Data Collection Plan
Upewnij się, iż na zebranych danych można polegać
Poprzez zdefiniowanie, przetestowanie oraz redefinicję danych źródłowych w cyklu życia projektu 4obc będzie w stanie podjąć właściwe decyzje oraz zaproponować plan optymalizacyjny. To zapewni, iż odpowiednie kroki naprawcze zostaną przedsięwzięte na podstawie faktów i danych, a nie na podstawie przypuszczeń i opinii.
Narzędzia: Operational Definitions
Zaktualizuj Kartę projektu
Kiedy 4obc przeprowadzi zebranie danych będziemy wiedzieć więcej na temat wyników organizacji i procesów, potencjalnych źródeł problemów oraz prawdopodobnych celów do osiągnięcia. Dane zostaną przedstawione na specjalistycznych wykresach, aby bardziej dokładnie opisać Państwu zagadnienie.
Narzędzia: Project Charter